Bien que l’année 2024 ne fasse que commencer, si vous avez déjà défini vos objectifs de recrutement, c’est le moment idéal pour réfléchir aux stratégies que vous mettrez en place pour l’année à venir. Pour les établissements qui n’ont pas encore adopté un système de gestion de la relation client (CRM) adapté au secteur éducatif, il s’agit d’une stratégie à envisager sérieusement cette année. En plus d’améliorer le recrutement et l’engagement des étudiants, un CRM dédié à l’enseignement supérieur peut optimiser les opérations administratives et permettre aux écoles de prendre des décisions basées sur les données.
Au fil des années, nous avons constaté que les établissements utilisant un CRM éducatif bénéficient d’une augmentation des inscriptions, d’une amélioration de l’expérience étudiante et d’une gestion administrative plus fluide. Ainsi, si vous cherchez à renforcer vos efforts de recrutement en 2024, l’adoption d’un CRM conçu pour l’enseignement supérieur n’est plus une option, mais une nécessité. Poursuivez votre lecture pour découvrir l’importance d’intégrer un CRM spécifiquement conçu pour le secteur éducatif.
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Quel est l’objectif d’un CRM pour l’enseignement supérieur ?
Un système de gestion de la relation client (CRM) est un outil conçu pour aider les entreprises à gérer leurs interactions et relations avec leurs clients actuels et potentiels. Son objectif est d’aider les organisations à établir et à entretenir des relations solides et durables en centralisant et en organisant les données et les interactions.
Les CRM dédiés à l’éducation sont spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des établissements d’enseignement, leur permettant de gérer efficacement leurs relations avec les étudiants, les parents, les anciens élèves et les autres acteurs de leur écosystème. Parmi les principales fonctionnalités d’un CRM éducatif, on retrouve : le recrutement et l’inscription des étudiants, la gestion des informations étudiantes, la gestion des cours ainsi que l’analyse et le reporting.
De plus, des solutions comme Mautic par HEM offrent aux établissements la possibilité de lancer des campagnes SMS et e-mail, de créer du contenu dynamique et de concevoir des pages d’atterrissage performantes, pour ne citer que quelques-unes de leurs capacités.
One of the main advantages of using education CRM software over regular CRM software is that those designed for the education industry can make recruiting students and managing schools’ enrollment funnels much easier. Thus, adopting a CRM system for higher education can help streamline your school’s recruitment processes and enhance your team’s productivity.
L’un des principaux avantages d’un CRM éducatif par rapport à un CRM standard est qu’il facilite grandement le recrutement des étudiants et la gestion du funnel d’inscription des écoles. Ainsi, adopter un CRM pour l’enseignement supérieur permet non seulement de simplifier le processus de recrutement, mais aussi d’optimiser la productivité de votre équipe.
Les avantages d’adopter un CRM pour l’enseignement supérieur
Pourquoi le CRM est-il devenu de plus en plus incontournable ces dernières années ? La popularité croissante des systèmes CRM s’explique par leur capacité à aider les entreprises à répondre aux attentes de leurs clients tout en optimisant leurs processus de gestion de la relation client.
Dans le secteur de l’éducation, les établissements qui adoptent un CRM sont mieux préparés à s’adapter aux besoins évolutifs des étudiants et des parents, leur permettant ainsi de gagner un avantage concurrentiel. En 2025, intégrer un CRM dans l’enseignement supérieur peut améliorer l’efficacité, offrir une meilleure expérience aux étudiants et optimiser les performances des établissements dans un environnement en constante évolution marqué par une forte concurrence pour attirer les étudiants et les ressources.
Si votre école n’a pas encore adopté un CRM dédié aux universités, écoles ou établissements d’enseignement supérieur, 2024 est l’année idéale pour s’y mettre ! Cette année, la personnalisation et l’automatisation seront des leviers essentiels pour assurer la réussite des écoles, et un CRM performant vous permettra de rester à la pointe de ces tendances en pleine évolution.
Découvrez ci-dessous quelques-uns des principaux avantages qu’un CRM éducatif peut offrir à votre établissement.
1. Optimiser la gestion des leads de votre établissement
Les systèmes CRM permettent aux établissements d’optimiser le recrutement des étudiants en gérant efficacement les leads, en suivant les demandes d’information et en fournissant des analyses sur les stratégies de recrutement. Cela se traduit par une augmentation des inscriptions, une meilleure efficacité et une réduction des coûts.
Étant donné que tous les leads générés ne sont pas qualifiés, un CRM dédié à l’enseignement supérieur permet d’identifier et de prioriser les leads les plus pertinents. Cela garantit une allocation efficace des ressources et améliore les efforts de recrutement.
Des outils comme Mautic offrent des fonctionnalités avancées telles que le scoring automatique des leads, basé sur le comportement et des critères démographiques des contacts entrants. Ce score évolue automatiquement en fonction de l’engagement du contact avec l’établissement.
Le programme vous permet de gérer différentes actions susceptibles d’influencer le score d’un lead, comme :
- L’ouverture ou la réponse à un e-mail
- La visite de pages spécifiques du site web
- Le téléchargement de ressources
- La soumission d’un formulaire
Comme illustré ci-dessous, le champ « Modifier les points » vous permet d’augmenter ou de réduire le score d’un lead en fonction d’une action spécifique définie dans le menu déroulant « Quand un contact… ». Cette fonctionnalité permet d’automatiser le suivi des prospects, d’identifier les plus engagés et de concentrer les efforts sur ceux ayant le plus fort potentiel d’inscription.
2. Nourrir et entretenir vos leads
Les systèmes CRM pour l’éducation sont spécialement conçus pour faciliter les campagnes de lead nurturing, permettant ainsi à votre établissement de maintenir l’engagement des prospects tout au long du processus de décision. Grâce à ces outils, vous pouvez mettre en place des campagnes automatisées et personnalisées, incluant des séquences d’e-mails, des notifications SMS, ainsi que des contenus ciblés adaptés aux intérêts et besoins des prospects.
L’un des principaux avantages d’un CRM pour l’enseignement supérieur est la capacité d’engager les prospects sur plusieurs canaux (e-mails, SMS, réseaux sociaux, notifications push), augmentant ainsi les chances de capter leur attention sur la plateforme où ils sont les plus réactifs.
Par exemple, vous pouvez programmer des séquences d’e-mails automatisés ou des campagnes drip pour envoyer à intervalles réguliers des informations pertinentes et des rappels aux prospects. Cela garantit qu’ils restent engagés sans se sentir submergés par trop d’informations.
De plus, ces systèmes offrent une grande flexibilité, permettant de créer des campagnes de lead nurturing hautement personnalisées avec des paramètres complexes. Contrairement aux outils traditionnels, un CRM avancé vous permet de mettre en place des parcours automatisés qui s’adaptent en temps réel au comportement et aux interactions de chaque prospect, maximisant ainsi les chances de conversion.
3. Optimiser votre funnel d’inscription
En plus d’identifier et de qualifier les leads, les CRM pour l’enseignement supérieur permettent aux établissements d’optimiser l’ensemble du funnel d’inscription, garantissant ainsi qu’aucun prospect ne soit perdu durant le processus d’admission.
Grâce aux fonctionnalités avancées d’un CRM, les écoles et universités peuvent rationaliser les processus d’admission, suivre chaque candidat et gérer efficacement les différentes étapes du parcours étudiant. Par exemple, en utilisant le calendrier intégré de Mautic, votre équipe peut facilement suivre les rendez-vous, tâches et échéances et attribuer des leads ainsi que des actions de suivi aux membres de l’équipe concernée.
Un CRM pour l’éducation permet également d’accompagner les prospects dans leur prise de décision, en répondant rapidement à leurs questions et en levant leurs éventuelles objections à chaque étape du funnel. Grâce à des campagnes automatisées et un suivi individualisé, vous pouvez fournir des conseils académiques, proposer des webinaires interactifs et offrir un support personnalisé aux candidats et aux étudiants existants.
Exemple : Sur le tableau de bord des candidatures de Mautic, les écoles peuvent visualiser en temps réel les noms et adresses e-mail des candidats, ainsi que le type de candidature créée. Le tableau de bord affiche également des informations clés telles que le statut de paiement, l’état d’avancement de la candidature et le type de contact, avec les dates de création et de mise à jour de chaque dossier.
En automatisant ces processus et en ayant une vision claire et structurée des admissions, votre établissement améliore l’efficacité de son recrutement, réduit les tâches administratives répétitives et garantit une meilleure expérience pour les étudiants potentiels.
4. Communication Personnalisée pour un Message Impactant
Si vous envisagez d’adopter un CRM dans votre établissement, vous vous demandez peut-être : « Quels sont les avantages d’un CRM pour un environnement académique ? » L’amélioration de la communication avec les étudiants actuels et les prospects est l’un des principaux atouts d’un CRM pour l’éducation.
Les CRM permettent de personnaliser les interactions avec les étudiants, garantissant que chaque prospect reçoit des informations pertinentes et des suivis ciblés tout au long du processus d’inscription. Cette approche améliore non seulement l’expérience utilisateur, mais contribue également à augmenter les taux de conversion et de rétention.
Par exemple, grâce à la segmentation des leads, votre école peut envoyer des messages personnalisés en fonction de l’étape du funnel d’inscription où se trouve chaque étudiant potentiel. Un étudiant qui vient de télécharger une brochure recevra un message différent de celui d’un candidat ayant déjà commencé une demande d’admission, ce qui améliore la pertinence et l’impact de vos communications.
5. Une Gestion Simplifiée des Contacts
Un des principaux avantages d’un CRM pour l’éducation est la gestion simplifiée des contacts. Il permet d’attribuer et segmenter chaque contact, tout en conservant un historique complet des interactions (e-mails, appels, téléchargements, etc.). Grâce à une base de données centralisée, les informations essentielles (nom, adresse, e-mail, téléphone) sont facilement accessibles aux utilisateurs autorisés.
Contrairement aux CRM classiques, où la modification des contacts peut être chronophage, des solutions comme Mautic de HEM permettent d’éditer les informations en un seul clic, optimisant ainsi le processus.
De plus, un CRM pour l’enseignement supérieur permet d’automatiser des tâches récurrentes, telles que les suivis par e-mail, les rappels et l’attribution des leads. Il offre également des analyses détaillées sur l’engagement des contacts et les taux de conversion, aidant ainsi les écoles à évaluer l’efficacité de leurs stratégies. Ces fonctionnalités permettent aux établissements de gagner du temps et de se concentrer sur des actions stratégiques pour améliorer leurs recrutements.
Les 3 tendances CRM à surveiller cette année
Pour bien commencer l’année, en plus d’adopter un CRM pour l’enseignement supérieur, voici trois tendances à suivre de près :
- Automatisation : L’automatisation dans un CRM permet d’exécuter automatiquement des tâches répétitives grâce à des règles prédéfinies. Elle facilite la gestion des leads, l’envoi d’invitations à des événements, l’inscription des étudiants, ainsi que les campagnes d’e-mails et de SMS. En intégrant ces automatisations, votre établissement pourra gagner du temps et optimiser ses ressources tout au long de l’année.
- Hyper-personnalisation : Plus vos messages sont adaptés aux besoins spécifiques de chaque prospect, plus ils ont de chances de convertir en inscriptions. Cette année, exploitez au maximum les données détaillées de votre CRM pour envoyer des communications ultra-ciblées et personnalisées.
- Mobile CRM : Avec l’essor des appareils mobiles, les solutions CRM doivent être entièrement adaptées aux smartphones et tablettes. Un CRM mobile-friendly permettra à vos équipes de gérer les interactions avec les prospects en toute flexibilité et d’améliorer l’expérience utilisateur, un facteur clé pour maximiser l’engagement et l’efficacité de vos campagnes.
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